Bell Boy

Pengertian Bell Boy.

Bell Boy -  adalah posisi atau bagian yang membantu tamu dalam urusan barang-barang bawaan  dan transportasi. Bell Boy bertanggung jawab dan memastikan bahwa tamu telah mendapatkan pelayanan dan sambutan yang hangat. Bertanggung jawab atas penanganan barang-barang bawaan tamu, transportasi dan informasi telah tamu dapatkan dengan efisien dan sopan serta propesional.

Tugas Bell Boy.

1. Mengambil dan mengantar barang-barang bawaan tamu saat datang maupun saat tamunya berangkat pulang.
2. Memberi kode pada barang-barang tamu agar tidak tertukar sengan barang tamu lainnya.
3. Mengambil dan mengantar barang tamu dengan cepat dan efisien ke dan dari kamar tamu.
4. Menyediakan pelayanan transportasi kepada tamu.
5. Membukakan pintu mobil untuk tamu.
6. Memastikan tidak ada kendaraan yang parker di jalan masuk pintu Lobi Hotel.
7. Bisa dan siap menjawab segala pertanyaan dati tamu.
8. Mengantarakan pesan berupa surat atau fax ke kamar tamu.
9. Dapat menjalankan tugas sesuai dengan yang dibutuhkan.
10. Mengumpulkan baran-barang tamu.
11. Menerima tugas-tugas lainnya dari Bell Capten.
12. Menjga pintu Lobi bebas dari kertas-kertas atau sampah lainnya.
13. Berdiri dan menjaga pintu masuk Lobi.
14. Memastikan tidak ada barang bawaan tamu tertinggal dalam taksi saat tamu datng menggunakan taksi.
15. Memarkir mobil tamu ke area parkir yang telah disediakan.
16. Membantu tamu dalam memberikan informasi  tentang fasilitas hotel setelah tamu cek in.

Standar Bell Boy.

1. Membaca Log Book atau buku catatan untuk mendapatkan informasi yang terbaru dan menindak lanjuti hal-hal yang perlu segera ditindak lanjuti.
2. Menghadiri pertemuan setiap pergantian  shift.
3. Selalu tersenyum dan ramah.
4. Menyambut tamu dengan ucapan salam yang hangat dan lembut.
5. Menyapa tamu dengan memangil namanya.
6. Memparkir setiap mobil yang datang di lobi ke tempat parker.
7. Berdiri di area lobi untuk membuka pintu mobil yang masuk.
8. Selalu mambawa buku catatan.

Reservation

Front Office reservation.

Reservation adalah bagian pemesanan kamar, reservation menerimah dan mencatat setiap pesanan kamar  yang datang baik melalui telephone, fax, email, surat menyurat dan lain sebagainya. Reservation mengontrol atas penjualan kamar serta menjawab baik secara lisan maupun secara tidak lisan setiap pemesanan kamar. Reservation mencatat dan mengimput setiap pemesanan kamar kedalam komputer maupun daftar yang sudah disediakan. Reservation bertanggung jawab dan memastikan bahwa setiap tamu maupun travel agent  sudah menerimah pelayanan yang baik secara efisien dan propesional setiap  saat. Bertanggung jawab dalam menjaga dan mempertanhankan standar pelayanan dengan akurasi tinggi serta menjaga data base komputer dengan  yang baik. Reservation bertanggung jawab dalam menanggapi semua  permintaan dengan cepat dan efektif.

Tugas Reservation

1. Mengangkat dan menjawab setiap telephone yang menanyakan informasi pemesanan kamar.
2. Mengelompokkan harga-harga kamar sesuai urutannya.
3. Mendapatkan semua informasi   yang diperlukan dan akurat kemudian mengiputkannya kedalam computer atau nota yang sudah disediakan.
4. Mengalokasikan kamar
5. Menjawab semua korespondensi dengan baik dan propesional. 
6. Mengirimkan brosur atau iklan dan informasi lainnya tentang hotel
7. Meminta deposit sebagai jaminan untuk pemesanan kamar.
8. Membuat bookingan baik untuk resturan maupun untuk tranportasi
9. Memposting data-data tamu dan mengarsipkannya.
10. Mengimput data lainya yang diperlukan

Standar Reservation.

1. Membaca log book atau buku catatan yang ada untuk mendapatkan informasi terbaru bilamana ada pesan atau hal-hal yang harus ditindak lanjuti dengan segera.
2. Menghadiri  pertemuan setiap akhir shift.
3. Menjawab setiap telephone dengan baik dan sopan.
4. Mengikuti prosedur dalam menerima pemesanan kamar.
5. Menyelesaikan semua kontrak harga sesuai pasarnya masing-masing. 
6. Mengutamakan pesanan kusus seperti pemesanan kamar yang terhubung satu sama lainya atau biasa disebut connecting room.
7. Menggunakan surat dan amplot yang memiliki logo hotel.
8. Mengirimkan surat balasan atau korespondensi pada hari yang sama menerima pesanan kamar.
9. Menerima atau meminta jaminan atas pesanan kamar atau biasa kita sebut deposit reservasi
10. Memposting pesanan kamar ke computer dengan baik dan benar.
11. Memastikan pesanan kamar dengan kode tertentu seperti pesanan untuk kamar VIP.
12. Dapat meningkatkan pendapatan Hotel.

Guest Relation Officer

Guest Relation Officer - adalah bagian yang bertugas menyapa dan memberi salam kepada setiap tamu, membantu dan menjawab setiap pertanyaan tamu dan memberi  penjelasan yang sejelas-jelasnya kepada tamu tentang hal atau kegiatan yang hendak dilakukan oleh tamu.  Guest Relation Officer bertanggung jawab dan memastikan bahwa setiap tamu telah mendapatkan sambutan yang hangat dan membuat mereka  merasa istimewa selama mereka menginap di hotel.  Guest Relation Officer bertanggung jawab untuk rooming tamu dan memastikan bahwa setiap tamu telah tahu kamarnya dan jalan menuju kamarnya masing-masing. serta memastikan apakah mereka senang dengan pelayanan yang mereka dapatkan selama tamu mengunakan akomodasi di hotel.

Tugas Guest Relation Officer.

1. Bertemu dan menyapa serta member salam kepada setiap tamu yang datng ke Hotel.
2. Memastikan kepada Bell Boy untuk pengaturan barang bawaan tamu.
3. Mengantar tamu kekamar mereka.
4. Menjawab setiap pertanyaan tamu tentang fasilitas hotel.
5. Membantu tamu dalam hal reservasi atau pemesanan  restaurant berdasarkan permintaan   mereka.
6. Member salam perpisahan kepada tamu yang akan berangkat
7. Membuat atau menelpon tamu ke kamar dan menanyakan kepuasan tentang akomodasi yang    mereka dapatkan sat tamu baru datang ke hotel untuk menginap.

Standar Guest Relation Officer.

1. Membaca Log book atau buku catatan untuk mendapatkan informasi terbaru dan menindak lanjuti bilamana ada hal-hal yang perlu untuk segera  ditindak lanjuti dari shift sebelumnya.
2. Mengadiri setiap pertemuan pergantian shift .
3. Menyapa tamu dengan hangat dan mengarahkan mereka ke receptionist.
4. Menginformasikan setiap kegiatan yang sifatnya hiburan dan sejenisnya kedalam kotak informasi yang ada di area tertentu di hotel.
5. Memastikan jumlah tamu yang bisa hadir dalam setiap kali ada kegiatan.
6. Mengatur dan menyusun jadwal transportasi atau biasa disebut shuttle bus.
7. Menjaga dan dapat meningkatkan pendapatan hotel.
8. Menyapa tamu dengan menyebutkan namanya.

Reception Front Office

Reception adalah bagian yang menyambut dan memberi salam kepada tamu yang datang ke hotel, baik tamu yang akan registrasi maupun tamu yang hanya mencari informasi sekitar hotel saja.  Reception juga adalah bagian yang terakhir member salam perpisahan kepada tamu yang akan cek out dari hotel. Reception bertanggung jawab dan memastikan bahwa tamu telah mendapat sambutan dan perpisahan dengan hangat sehinggan tamu merasa  istimewa. Reception bertanggung jawab atas rooming tamu dan memastikan tamu telah mendapatkan informasi atas akomodasi yang mereka pesan sudah sesuai keinginan tamu. Juga reception punya tanggung jawab sebagai penghubung antara tamu dengan bell service, juga reception memiliki tanggung jawab dalam hal penyusunan welcome.

Tugas dan kewajiban Reception :

1.   Menyapa dan member salam kepada semua tamu yang datang di counter reception. 
2.    Memastikan kepada Bell Boy untuk mengatur barang-barang bawaan tamu..
3.    Mengatur pengalokasian kamar untuk kedatangan tamu
4.    Memberikan salam perpisahan kepada tamu yang akan berangkat
5.    Memastikan kebersiahan meja reception dan area lobi pada kususnya

 Standar Reception :

1. Memastikan untuk selalu mambaca log book setiap atau sebelum melaksanakan tugas agar      selalu  mendapatkan informasi terbaru dan mengetahui hal-hal apa yang harus ditindak lanjuti    dari shift  sebelumnya. 
2. Menghadiri setiap pertemuan pergantian shift.
3. Menyapa tamu dengan menyebutkan nama tamunya.
4. Memberi  salam kepada tamu dengan senyuman yang hangat. 
5.  Member salam perpisahan kepada tamu yang akan berangkat dan mengantarkannya ke Front Office kasir untuk menyelesaikan segala bentuk kewajiban tamu dengan menyelesaikan pembayaran bill akomodasi maupun bil lainya. 
6. Menginformasikan kepada tamu tentang akomodasinya sesuai yang tercantum dalam voucher akomodasi dari tamu tersebut. 
7. Memeriksa kembali kamar-kamar yang sudah ditetapkan atau ditentukan  oleh reservasi untuk kamar kedatangan tamu hari ini. 
8. Mempersiapkan surat pemberitahuan untuk tamu yang akan selesai masa tinggalnya satu hari sebelumnya. 
9. Berkordinasi dengan Guest Relation staff untuk hal-hal yang harus ditindak lanjuti dengan segera.
10. Menjaga kebersiahan disekitar  front office dan loby are
11. Dapat meningkatkan pendapatan hotel kusunya meningkatkan penjualan kamar.