Bagaimana cara pembuatan Daily Revenue Report pada accounting department perhotelan

Daily Revenue Report atau biasa disebut DRR adalah catatan dari semua pemasukan atau income hotel dalam satu masa perhitungan keuangan perhotelan. Di dalam DRR pemasukan atau income dibagi dalam 3 (tiga) periode masa transaksi yaitu Today, month to date dan yeat to date. Pencatan semua revenue dalam DRR adalah hasil rangkuman dari beberapa pencatatan transaksi sebelumnya. Dokumen pendukung dalam pembuatan DRR Report sangatlah diperlukan untuk keakuratan data. Tidaklah semua hasil transaksi dalam satu hari langsung dicatatkan ke dalam DRR melaikan dicatatkan ke dalam pos-pos masing-masing transaksi sesuai outlet dan jenis transaksi yang terjadi.

Pada department accounting bagian yang bertugas untuk membuat, memeriksa, mencatat dan melaporkan hasil dari DRR ini adalah Income Auditor dan melapokannya ke atasannya yaitu department head account atau biasa disebut chief accounting. DRR Report hasil audit dan laporan dari Income Audit ini akan menjadi acuhan chief accounting dalam briefing pagi Bersama management dan general manager hotel tersebut. Dengan adanya DRR Report ini kita bisa melihat pos revenue mana yang mesti harus kita tingkatkan lagi penjualannya atau pemasukannya. Didalam DRR ini ada juga budget atau target yang harus dicapai atau dilampaui sebagai patokan dalam menjalankan usaha perhotelan.

DRR biasanya dibuat dua halaman yang mana halaman pertama adalah halaman yang menampilkan revenue semua outlet dan pada halaman kedua menampilkan data statistic dan tanda tangan income audit serta tandan tangan chief accounting. 

Berikut contoh DRR Report 

Bagaimana cara melakukan taking order di Restaurant

 

Taking order adalah cara untuk menawarkan menu yang ada di restoran.  Taking order juga disebut cara  menerima dan mencatat orderan. Taking order adalah salah satu harus dikuasai dengan baik oleh seorang waiters.

Pengetahuan dan etika dalam berkomunikasi dengan pelanggan menjadi hal paling mendasar yang tidak bisa ditawar. Menguasai isi daftar menu dengan baik juga menjadi hal wajib dan menjadi nilai jual yang baik bagi restoran. Jadi ketika pelanggan bertanya waiters bisa menjelaskan dengan cepat dan baik.

Dengan menguasai Teknik taking order seorang waitres dapat menawarkan menu di restoran dengan baik kepada pelanggan nantinya. Jadi tujuan dari taking order ini adalah memberikan informasi yang akurat tentang menu makanan yang tersedia di restoran.

Selain itu ada tujuan lain dari pelayanan ini yaitu  Semakin baik cara menawarkan menu yang ada di restoran maka akan semakin tinggi nilai penjualannya. Secara otomatis di sini tujuan akhirnya adalah meningkatkan atau memaksimalkan keuntungan dan peningkatan service charges yang bisa dibawah pulang oleh semua staff restaurant. Oleh karena itu pengetahuan seorang waitres tentang taking order sangat menjadi salah satu kunci sukses sebuah restoran. Syarat sebagai waiter agar mampu memahami dan menawarkan menu di restoran dengan baik adalah berikut ini:

 

• Mempunyai pengetahuan yang baik tentang produk yang dijual.
• Dapat berkomunikasi dengan baik dan santun .
• Memahami teknik pencatatan pesanan.
• Mempunyai daya ingat yang baik.
• Menguasai dengan baik teknik penjualan.

 

kalau sudah memiliki syarat tersebut maka sudah bisa dipastikan citra restoran pun akan menjadi baik dan semakin dikenal masyarakat.dan pelayanan kepada pelanggan yang datang ke restoran akan memuaskan dan professional.

 

Bagaimana cara untuk menawarkan menu di Restaurant

 

1. Pertama, persilahkan tamu yang datang ke meja yang sudah siap untuk dipergunakan. Tanya berapa orang dan usahakan beri meja yang sesuai dengan jumlah dan kebutuhan pelanggan. Tarik kursi serta mempersilahkan pelanggan untuk duduk. Kalau diantara tamu ada orang tua maka utamakan pelayannya kepada orang tua tersebut.
2. Saat tamu sudah duduk, berikanlah daftar menu dengan tangan kanan. sambil tersenyum dengan sapaan yang lembut dan ramah.
3. Setelah daftar menu sudah di tangan pelanggan, tunggu dan beri kesempatan untuk melihat isi menu sebelum menawarkan menu andalan restoran kepada pelanggan.  Gunakan ibu jari sebagai penunjuk agar kesopanan tetap terjaga.
4. Beri informasi untuk menu yang ukuran lebih besar, lengkap, atau ada menu yang sedang dipromosikan. Tapi jangan terkesan sedikit memaksa.
5. Saat tamu mengatakan sudah cukup jangan memberikan penawaran lain lagi.
6. Jangan lupa untuk mencatat semua pesanan tamu dengan benar dan sangat teliti serta jelas terutama untuk pesanan dengan permintaan khusus. Gunakan tulisan yang umum serta mudah dimengerti.
7. ulangi sebutkan pesanan tamu agar tidak ada kesalahan atau pesanan yang ketinggalan saat mau meninggalkan meja
8. ucapkan terima kasih serta mempersilahkan pelanggan menunggu hingga pesanan diantar setelah semua proses taking order selesai.

 

Demikian hal-hal yang sangat menentukan dalam proses berhasilnya suatu taking order yang biasa dilakukan disetiap restaurant.

Bagaimana cara suatu proses transaksi keuangan di industry perhotelan.

 

Transaksi kamar atau Room.

Pada umumnya setiap hotel memiliki kategori kamar sesuai jenis hotel tersebut dan setiap kamar tersebut memiliki harga yang berbeda-beda sesuia kategori kamarnya. Jadi harga yang di jual ke kalayak umum adalah harga menurut jenis dan type kamar, jadi harga kamar hotel tidaklah semua sama. Pada saat seorang tamu memesan kamar dia akan memesan sesuai category kamar yang akan dia tempati sekalipun harga kamar itu tergolong mahal.

Disaat pesanan kamar sudah deal maka disinilah terjadi awal transaksi keuangan di industry perhotelan yang pertama kali oleh tamu dengan pihak hotel. Setelah tamu melakukan pembayaran baik secara cash maupun bank transfer atau dengan kartu kredit maka pihak hotel juga akan memblok kamar sesuai category kamar yang dipesan oleh tamu. Pembayaran bisa berupa deposit atau uang muka satu malam saja atau full payment atau bayar lunas sampai akhir masa tinggal. Jenis transaksi yang terjadi adalah penjualan kamar hotel pada pendapatan hotel.

Transaksi :

            Room Rp. 1,000,000

                                                Pend Cash Rp. 1,000,000

 

Transaksi yang terjadi akan dicatat dalam satu folio yang disebut Guest Room Bill dimana dalam Guest Room Bill ini akan terkumpul semua bill transaksi selama tamu tersebut menginap dan akan ditagihkan saat jumlah nominal billnya sudah melewati batas maximun dan atau saat tamu akan check out dari hotel.

 

Transaksi Food & Beverage

Pada transaksi food & beverage atau makan dan minum terjadi di outlet-outlet yamg menyediakan makan dan minum yang ada dalam area hotel termasuk room service. Pada outlet ini ada yang buka 24 jam. Untuk transaksi yang terjadi di restaurant maupun outlet lainnya pembayaran dapat dilakukan secara tunai saat itu maupun pembayaran bisa dilakukan dengan cara room transfer yang akan diselesaikan pembayarannya nanti saat tamu melakukan proses check out dari hotel di depan front office cashier. Syarat bill bisa ditransfer ke kamar adalah tamu sudah menandatangani bill tersebut dengan nomor kamar yang jelas.

 

 

Jurnal Akuntansi Perhotelan

 

Siklus Jurnal akuntansi perhotelan akan melibatkan akun piutang usaha dan akun kas 

Akun Piutang

Akun piutang adalah penerimaan hotel yang masih dalam bentuk piutang usaha kepada travel agent yang mengirimkan tamunya ke hotel baik yang sementara maupun sudah menginap. Jenis piutang pada jurnal akuntansi perhotelan adalah sebagai berikut :

1.   City Ledger

City ledger adalah pencatatan tagihan kepada travel agent dalam bentuk invoice atas fasilitas hotel yang digunakan oleh tamu sesuai besaran fasilitas yang ditanggungkan oleh travel agent kepada tamu yang menggunakan jasa travel agent tersebut. Biasanya fasilitas yang ditagihkan ke travel agent adalah total biaya kamar sessuai periode tinggal dari tamu. Kalaupun ada konsumsi tamu diluar tanggungan travel agent akan ditagikan langsung kepada tamu secara personal account.

2.   Company Ledger.

Company Ledger adalah pencatan tagihan kepada Perusahaan maupun pemerintahan yang mengirimkan tamu maupun staffnya untuk menginap dan menggunkan fasilitas hotel dan dikirimkan dalam bentuk invoice

3.   Guest Ledger.

Guest ledger adalah pencatatan penerimaan hotel kepada tamu yang menggunakan fasilitas hotel maupun semua outlet yang ada di dalam hotel seperti spa dan restaurant. Tagihan dicatatkan dalam bentuk guest folio dan akan ditagihkan langsung kepada tamu secara personal account yang biasa disebut on P/A.

4.   Credit Card.

Credit Card adalah penerimaan cash dari tamu maupun travel agent dalam bentuk piutang karena masih menunggu pencairan dana dari pihak Bank selaku penerbit kartu kredit tersebut. Biasanya kartu kredit terdiri dari jenisnya sebagai berikut :

a.   Visa

b.   Master

c.    Amex

d.   BCA Card

Akun Kas

Akun kas adalah penerimaan langsung dalam bentuk uang cash oleh semua kasir yang ada pada setiap outlet di hotel.

Akun Pajak PB 1

Akun hutang pajak PHR ( Government Tax ) adalah akun untuk mencatat pungutan pajak PB 1 dari pemerintah kepada setiap tamu yang menginap di hotel.

Akun Service Charges

Akun Service Charges adalah akun untuk mencatan penerimaan pungutan atas jasa yang diberikan oleh karyawan kepada setiap transaksi tamu hotel. uang service yang terkumpul dibagikan kepada karyawan, biasanya setelah dikurangi loss and breakage (kehilangan dan kerusakan). L&B

Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas (Cash Disbursement)

Merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian di mana hasil penagihan, penjualan tunai, dan pengeluaran kas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.